Fase I: Análisis de las necesidades

Publicado originalmente en capacity-planning-it.com

En este post abordaremos la primera fase de un Capacity Planning, que consiste básicamente en el análisis de las necesidades de la compañía, las cuales desencadena la decisión de iniciar un estudio sobre la Capacidad. El análisis de las necesidades de la compañía tiene como objetivo principal realizar una primera toma de contacto con el Negocio, que nos ayude a identificar aquellos procesos de Negocio críticos para la organización, así como estudiar cuales son las expectativas que la compañía tiene tanto del Negocio como de los resultados del estudio de la Capacidad. También analizaremos las relaciones de dependencia que se establecen entre los planes estratégicos de la compañía y el Capacity Planning.

Esta primera fase tiene como objetivo principal recoger toda la información necesaria para ejecutar los pasos posteriores del Capacity Planning y con esta información poder realizar las estimaciones necesarias sobre los recursos reales que la compañía tendrá que asignar, el tiempo de desarrollo y aspectos de índole económicos como los costes o inversiones.

A lo largo del capítulo también trataremos dos elementos clave para construir un Capacity Planning, los Niveles de Servicio y las Unidades de Trabajo. Los Niveles de Servicio establecen los umbrales mínimos de operación para garantizar ciertos baremos sobre la calidad con la que se desarrolla el Negocio, ya sea un bien físico o un servicio. Por tanto los Niveles de Servicio deben ser considerados los controles, dentro de la organización, que miden las desviaciones en el desarrollo del Negocio.

Las Unidades de Trabajo son los componentes clave para establecer un nexo entre el Negocio y la Tecnología, mediante la relación que existen entre elementos de uno y otro lado. Una Unidad de Trabajo identifica aquellos componentes IT que son utilizados para que un elemento de Negocio pueda desarrollar su función. Las Unidades de Trabajo se convierten en la verdadera bisagra que permite articular la relación Negocio-Tecnología, facilitando la identificación del impacto que un problema en la Capacidad de algún componente IT tendrá sobre los elementos del Negocio.

Esta primera fase de Análisis de las Necesidades está conformada por el siguiente conjunto de tareas, que establecen el eje central sobre el que se desarrollan las distintas actividades:

  • Establecer los objetivos.
  • Definición de los roles del equipo responsable del Capacity Planning.
  • Identificación de la estrategia del Negocio.
  • Identificación de los Niveles de Servicio.
  • Identificar los Procesos de Negocio.
  • Identificación de los flujos de información.
  • Identificación de las Unidades de trabajo.
  • Creación de la Documentación de la fase.

El conjunto de tareas anteriores persiguen una serie de objetivos entre los que podemos destacar a modo de resumen:

  • Identificar las personas responsables de la ejecución del Capacity Planning.
  • Definir los parámetros que se utilizarán para medir el rendimiento de los distintos procesos de Negocio, así como los valores mínimos que garanticen la calidad con la que se desarrolla el Negocio.
  • Conseguir que los niveles de calidad establecidos estén acordes, tanto con la naturaleza de la compañía como con el Negocio.
  • Comunicar a todas las áreas de la compañía, cuales son los objetivos y las actividades que el desarrollo del Capacity Planning tendrá en la organización.
  • Analizar la estrategia que la organización ha establecido para el desarrollo del Negocio, intentando estimar a corto y medio plazo las posibles desviaciones de los Niveles de Servicio acordados.
  • Concienciar a todas las áreas de la organización en la necesidad de que participen de forma activa en el desarrollo del Capacity Planning.
  • Estimular la comunicación entre las distintas áreas, para incrementar la eficiencia de los flujos de información dentro y fuera de la compañía.
  • Evaluar la calidad y la cantidad de la información procesada por los distintos procesos de Negocio y su impacto sobre la Tecnología.

Objetivos del Capacity Planning

El primer paso cuando comenzamos cualquier actividad es conocer qué propósito existe que justifique la realización de dicha actividad, es decir, conocer cuales son los objetivos que se pretenden conseguir. Esta primera tarea de la fase actual pretende identificar cuales son los objetivos que la organización plantea conseguir como resultado de la realización de un análisis de la Capacidad.

Es frecuente que las compañías no tengan una idea clara de cuales son los objetivos que pretenden conseguir con la ejecución de una Capacity Planning, por lo tanto este paso, no solo permite enumerar de forma clara las metas que se persiguen, sino que también consigue, en caso de que dichas metas no estén lo suficientemente claras disponer de una primera toma de contacto sobre las expectativas que la organización, tanto en el desarrollo como en los resultados del Capacity Planning. Esta información sobre los objetivos, nos ayudarán a establecer cual debe ser el marco de trabajo en el que encuadrar el estudio de la capacidad, así como a identificar aquellas partes del Negocio sobre las que tendremos que trabajar.

Consejo

El Capacity Planning debe dar como resultado un plan de acciones que ayude a la organización a gestionar de forma eficiente su Capacidad, por tanto, es fundamental que entendamos qué quiere conseguir la organización con el Capacity Planning, para ajustar de manera eficiente lo que se espera la organización con los resultados obtenidos.

El objetivo principal que nos marcaremos para la actual tarea consiste en identificar de forma clara y precisa los objetivos que la organización se ha marcado, independientemente de que estos objetivos no este suficientemente desarrollados, ya que aunque contemos con ideas o proposiciones que no tengan una profundidad suficiente, nos servirán para medir cuales son las intenciones de la compañía y como podemos guiar el desarrollo del Capacity Planning para que se ajuste a lo que la compañía espera.

Cuando la organización no tiene demasiado claro las metas que pretende conseguir con el estudio de la Capacidad que se está iniciando, es normal que la tarea de identificación de objetivos se convierta en una lluvia de ideas, las cuales hay que ordenar para dar cierto sentido al proceso. El primer paso consiste en clasificar los objetivos marcados según lo crítico que sea su estudio para el Negocio, por lo que necesitaremos que las personas de negocio prioricen entre objetivos principales y secundarios. Entendiendo como principales aquellos objetivos que tienen un impacto mayor sobre el Negocio.

El Capacity Planning es un proceso que comienza analizando componentes de Negocio y concluye midiendo componentes de Tecnología, al ser una herramienta que trabaja con ambos mundos es frecuente que los objetivos que se marcan desde el Negocio no coincidan con la realidad que nos podemos encontrar en Tecnología, lo que significa que durante la identificación de los objetivos y para garantizar la operatividad de los mismos, éstos deberían cumplir con los siguientes requisitos:

  • Reales. El objetivo debe tener un alcance real, evitando que se establezcan metas que a simple vista son claramente inaccesibles para la organización, previniendo de esta forma, emplear tiempo y recursos para la consecución de objetivos imposibles.
  • Inequívoco. La definición de los objetivos debe ser expresada con claridad y sin ambigüedades que provoquen la confusión dentro del equipo encargado de desarrollar el Capacity Planning y por extensión en la Organización.
  • Cuantificables. Los objetivos deben ser medibles, con el propósito de establecer métricas que nos permitan medir tanto la proporción como la calidad de los objetivos alcanzados.
  • Verificables. Una vez finalizado el estudio de la Capacidad, debemos establecer controles que nos ayuden en la comprobación del cumplimiento de los objetivos marcados, por tanto, una de las características fundamentales de cualquier objetivo definido es que sea verificable para comprobar si se han conseguido.

Puedes encontrar más información sobre la gestión de la Capacidad en capacity-planning-it.com